-->
BAB 6
LATIHAN
DAN PENGEMBANGAN
Para karyawan baru biasanya telah mempunyai kecakapan dan
keterampilan dasar yang dibutuhkan. Mereka adalah produk dari suatu sistem
pendidikan dan mempunyai pengalaman yang diperoleh dari organisasi lain. Tidak
jarang pula para karyawan baru yang diterima tidak mempunyai kemampuan secara
penuh untuk melaksanakan tugas – tugas pekerjaan mereka. Bahkan para karyawan
yang sudah berpengalaman pun perlu belajar dan menyesuaikan dengan
lingkungannya. Mereka juga mungkin memerlukan latihan dan pengembangan lebih lanjut
untuk mengerjakan tugas – tugas secara sukses. Meskipun program orientasi serta
latihan dan pengembangan memakan waktu dan dana, hampir semua organisasi
melaksanakannya, dan menyebut biaya – biaya untuk berbagai program tersebut
sebagai investasi dalam sumber daya manusia.
Ada dua tujuan utama program latihan dan pengembangan
karyawan. Pertama, latihan dan pengembangan dilakukan untuk menutup “gap”
antara kecakapan atau kemampuan karyawan dengan permintaan jabatan. Kedua,
program – proram tersebut diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan
efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran – sasaran kerja yang telah
ditetapkan. Sekali lagi, meskipun usaha – usaha ini memakan waktu dan mahal,
tetapi akan mengurangi perputaran tenaga kerja dan membuat karyawan menjadi
lebih produktif. Lebih lanjut, latihan dan pengembangan membantu mereka dalam
menghindarkan diri dari keusangan dan melaksanakan pekerjaan dengan lebih baik.
Pengertian latihan dan pengembangan adalah berbeda. Latihan
(training) dimaksudkan untuk
memperbaiki penguasaan berbagai ketrampilan dan teknik pelaksanaan kerja
tertentu, terinci dan rutin. Latihan menyiapkan para karyawan untuk melakukan
pekerjaan – pekerjaan sekarang. Di lain pihak, bila manajemen ingin menyiapkan
para karyawan untuk memegang tanggung jawab pekerjaan di waktu yang akan
datang, kegiatan ini disebut pengembangan sumber daya manusia. Pengembangan (development) mempunyai ruang lingkup
lebih luas dalam upaya untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan,
kemampuan, sikap dan sifat – sifat kepribadian. Kegiatan – kegiatan latihan dan
pengembangan biasanya merupakan tanggung jawab departemen personalia dan penyelia
langsung.
Bab ini membahas bagaimana program orientasi
mengintegrasikan para karyawan baru ke dalam organisasi dan membuat mereka
lebih produktif melalui latihan. Kemudian akan diuraikan berbagai tipe latihan
dan pengembangan.
PROGRAM ORIENTASI
Program – program orientasi, atau
sering disebut induksi, memperkenalkan para karyawan baru dengan peranan atau kedudukan
mereka, dengan organisasi dan dengan para karyawan lain. Beberapa hal yang
biasanya tercakup dalam program orientasi dapat dilihat dalam gambar 6.1
berikut.
Gambar 6.1
Beberapa Hal Yang Tercakup Dalam Proram
Orientasi
Dalam organisasi yang menerima karyawan baru dengan jumlah
besar, program orientasi biasanya memakan waktu setengah atau bahkan satu hari
kerja untuk menguraikan hal – hal atau topik – topik dalam gambar 6.1 di atas.
Bagi perusahaan yang menerima karyawan dalm jumlah kecil dan jaran, mungkin
tidak perlu menyelanggarakan program orientasi formal. Perusahaan bisa
memperkenalkan kepada karyawan senior, yang selanjutnya mengajak karyawan baru
berkeliling lokasi pekerjaan. Program orientasi informal ini, sering disebut “buddy system”, juga digunakan dalam
perusahaan – perusahaan besar untuk membantu karyawan baru lebih lanjut.
Penanggung jawab kegiatan orientasi adalah departemen
personalia dan atasan (penyelia) langsung. Departemen personalia pada umumnya
memberikan orientasi kepada para karyawan baru tentang berbagai masalah
organisasional dan kompensasi. Sedangkan para penyelia mengangani kegiatan pengenalan dan latihan “on-the-job” serta membantu karyawan “fit in” terhadap kelompok kerja.
Program – program orientasi akan menurunkan perasaan
terasing, cemas dan khawatir para karyawan. Mereka dapat merasa sebagai bagian
organisasi secara lebih cepat, mereka merasa lebih terjamin atau aman dan lebih
diperhatikan. Dengan tingkat kecemasan yang rendah, mereka akan dapat
mempelajari tugas – tugas dengan lebih baik. Manfaat – manfaat ini diperoleh
karena program orientasi membantu individu memahami aspek – aspek sosial,
teknis dan budaya tempat kerja. Proses melalui orang – orang beradaptasi dalam suatu
organisasi tersebut jugga disebut proses sosialisasi. Sosialisasi merupakan
langkah kritis dalam kaitannya dengan penerimaan oleh karyawan – karyawan lain
yang sudah lebih lama bekerja untuk organisasi. Program orientasi mempercepat
proses sosialisasi dan penerimaan karyawan baru dalam kelompok kerja.
Akhirnya, program – program orientasi yang berhasil biasanya
mencakup prosedur tindak lanjut (follow
up) yang “built-in”. Tindak
lanjut diperlukan karena para karyawan baru sering menjumpai masalah – masalah
yang tidak dijelaskan dalam program orientasi. Tanpa tindak lanjut, pertanyaan
– pertanyaan mereka banyak yang tidak terjawab. Tindak lanjut juga berguna
sebagai umpan balik untuk memperbaiki program orientasi.
LATIHAN DAN PENGEMBANGAN KARYAWAN
Meskipun para karyawan baru telah
menjalani orientasi yang komprehensif, mereka jarang melaksanakan pekerjaan
dengan memuaskan. Mereka harus dilatih dan dikembangkan dalam bidang tugas –
tugas tertentu. Begitu pula, para karyawan lama yang telah berpengalaman
mungkin memerlukan latihan untuk mengurangi atau menghilangkan kebiasaan –
kebiasaan kerja yang jelek atau untuk mempelajari ketrampilan – ketrampilan
baru yang akan meningkatkan prestasi kerja mereka.
Latihan dan pengembangan mempunyai
berbagai manfaat karier jangka panjang yang membantu karyawan untuk tanggung
jawab lebih besar di waktu yang akan datang. Program – program latihan tidak
hanya pentin bagi individu, tetapi juga organisasi dan hubungan manusiawi dalam
kelompok kerja, dan bahkan bagi negara. Barangkali cara paling mudah untuk
meringkas manfaat – manfaat latihan adalah dengan menyadarinya sebagai
investasi organisasi dalam sumber daya manusia. Di samping pengeluaran untuk
biaya latihan dan pengembangan organisasi harus membayar “harga” karena pemborosan,
absensi, pekrjaan yan buruk, keluhan berkepanjangan dan perputaran tenaga
kerja.
Bagaimanapun juga, orang seharusnya
tidak berhenti belajar setelah menamatkan sekolahnya (pendidikan formal),
karena belajar adalah sautu proses seumur hidup (life long process). Oleh karena itu, program latihan dan
pengembangan karyawan bisnis bersifat kontinyu dan dinamis.
Sebagai bagian proses latihan dan
pengembangan, departemen personalia dan para manajer harus menilai kebutuhan,
tujuan – tujuan atau sasaran – sasaran program, isi dan prinsip – prinsip
belajar. Gambar 6.2 menguraikan langkah – langkah yang seharusnya diikuti
sebelum kegiata latihan dan pengembangan dimulai. Seperti ditunjukkan dalam
gambar, orang yangg bertanggun jawab atas program latihan dan pengembangan
(biasanya instruktor atau “pelatih”) harus mengidentifikasikan kebutuhan –
kebutuhan karyawan dan organisasi agar dapat menentukan sasaran – sasaran yang
akan dicapai. Setelah sasaran – sasaran ditetapkan, isi dan prinsip – prinsip
belajar diperhatikan. Meskipun proses belajar ditanani oleh para instruktor
dalan departemen personalia atau para penyelia lini pertama, langkah – langkah
pendahuluan ini harus dilakukan untuk mengembangkan suatu program yang efektif.
Penilaian Dan Identifikasi Kebutuhan
Untuk memutuskan pendekatan yang
akan digunakan, organisasi perlu mengidentifikasikan kebutuhan – kebutuhan
latihan dan pengembangan. Penilaian kebutuhan mendiagnosa masalah – masalah dan
tantangan – tantangan lingkungan yang dihadapi organisasi sekarang. Kemudian,
manajemen mengidentifikasikan berbagai masalah dan tantangan yang dapat diatasi
melalui latihan atau pengembangan jangka panjang.
Kadang – kadang perubahan strategi organisasi dapat
menciptakan kebutuhan akan latihan. Sebagai contoh, strategi pengembangan
produk atau jasa baru biasanya mengharuskan para karyawan untuk mempelajari
prosedur – prosedur baru. Personalia penjualan dan karyawan produksi harus
dilatih untuk meproduksi, menjuak dan terus mengembangkan lini produk baru ini.
Latihan dapat juga digunakan apabila tingkat kecelakaan atau pemborosan tinggi,
semangat kerja dan motivasi rendah, atau masalah – masalah operasional lainnya
didiagnosa.
Sasaran – sasaran Latihan Dan
Pengembangan
Setelah evaluasi kebutuhan –
kebutuhan latihan dilakukan, maka sasaran – sasaran dinyatakan dan ditetapkan.
Sasaran – sasaran ini mencerminkan perilaku dan kondisi yang diinginkan, dan
berfungsi sebagai standar – standar dengan mana prestasi kerja individu dan
efektivitas proram dapat diukur.
Isi Program
Isi program ditentukan oleh
identifikasi kebutuhan – kebutuhan dan sasaran – sasaran latihan. Program
mungkin berupaya untuk mengajarkan berbagai ketrampilan tertentu, menyampaikan
pengetahuan yang dibutuhkan atau mengubah sikap. Apa pun isinya, program
hendaknya memenuhi kebutuhan – kebutuhaan organisasi dan peserta. Bila tujuan –
tujuan organisasi diabaikan, upaya latihan dan pengembangan akan sia – sia.
Para peserta juga perlu meninjau isi program, apakah relevan dengan kebutuhan,
atau motivasi mereka untuk mengikuti proggram tersebut rendah atau tinggi. Agar
isi proggram efektif, prinsip – prinsip belajar harus diperhatikan.
Prinsip – prinsip Belajar
Meskipun studi tentang proses
belajar telah banyak dilakukan, tetapi masih sedikit yang dapat diketahui
tentang proses tersebut. Masalah pokoknya adalah bahwa proses belajar tidak
dapat diamati, hanya hasilnya yang dapat diukur. Bagaimanapun juga, ada
beberapa prinsip belajar (learning
principles) yang bisa digunakan sebagai pedoman tentang cara – cara belajar
yang paling efektif bagi para karyawan. Prinsip – prinsip ini adalah bahwa
program bersifat partisipatif, relavan, pengulangan (repetisi) dan pemindahan,
serta memberikan umpan balik mengenai kemajuan para peserta latihan. Semakin
terpenuhi prinsip – prinsip tersebut latihan akan semakin efektif. Di samping
itu, perancangan program juga perlu menyadari perbedaan individual, karena pada
hakekatknya para karyawan mempunyai kemampuan, sifat dan sebagainya yang
berbeda satu dengan lainnya.
TEKNIK – TEKNIK LATIHAN DAN
PENGEMBANGAN
Program – program latihan dan
pengembangan dirancang untuk meningkatkan prestasi kerja, mengurangi absensi
dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kerja. Ada dua kategori pokok
program latihan dan pengembangan manajemen.
1.
Metode
praktis (on the job training)
2.
Teknik
– teknik presentasi informasi dan metode – metode simulasi (off the job training)
Masing – masing kategori mempunyai sasaran pengajaran sikap,
konsep atau pengetahuan dan/atau ketrampilan utama yang berbeda. Secara
skematik, teknik – teknik latihan dan pengembangan ditunjukkan dalam gambar
6.3.
Dalam pemilihan teknik tertentu untuk digunakan pada program
latihan dan pengembangan, ada beberapa “trade
offs”. Ini berarti tidak ada satu teknik yang selalu paling baik; metode
terbaik tergantung pada sejauh mana suatu teknik memenuhi faktor – faktor
berikut.
1.
Efektivitas
biaya
2.
Isi
program yang dikehendaki
3.
Kelayakan
fasilitas – fasilitas
4.
Preferensi
dan kemampuan peserta
5.
Preferensi
dan kemampuan instruktor atau pelatih
6.
Prinsip
– prinsip belajar
Tingkat pentingnya keenam “trade off” tersebut tergantung
pada situasi. Sebagai contoh. Efektivitas biaya mungkin merupakan faktor minor
(bukan utama) dalam pelatihan manuver darurat pilot pesawat terbang. Bagaimanapun
jugga, manajer perlu mengenal semua teknik latihan dan pengembangan yang
tersedia, agar dapat memilih teknik yang paling tepat untuk kebutuhan, sasaran,
dan kondisi tertentu.
Teknik – teknik Latihan dan Pengembangan
On The Job
Training
Teknik
– teknik “on the job” merupakan
metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan
baru dengan supervisi langsung seorang “pelatih” yang berpengalaman (biasanya
karyawan lain). Berbagai macam teknik ini yang biasa digunakan dalam praktek
adalah sebagai berikut.
1.
Rotasi Jabatan
Memberikan kepada karyawan pengetahuan
tentang bagian – bagian organisasi yang berbeda dan praktek berbagai maca,
ketrampilan manajerial.
2.
Latihan Instruksi Jabatan
Petunjuk – petunjuk pengerjaan diberikan
secara langsung pada pekerjaan dan digunakan terutama untuk melatih para
karyawan tentang cara pelaksanaan pekerjaan mereka sekarang.
3.
Magang (Apprenticeships)
Merupakan proses belajar dari seorang
atau beberapa orang yang lebih berpengalaman. Pendekatan ini dapat
dikombinasikan dengan latihan “off the
job”. Hampir semua karyawan pengrajin (craft),
seperti tukang kayu dan ahli pipa atau tukan
ledeng, dilatih dengan program – program magang formal. Asistensi dan
internship adalah bentuk lain program magang.
4.
Coaching
Penyelia atau atasan memberikan
bimbingan dan pengarahan kepada karyawan dalam pelaksanaan kerja rutin mereka.
Hubungan penyelia dan karyawan sebagai bawahan serupa dengan hubungan tutor –
mahasiswa.
5.
Penugasan Sementara
Penempatan karyawan pada posisi
manajeral atau sebagai anggota panitita tertentu untuk jangka waktu yang
ditetapkan. Karyawan terlibat dalampengambilan keputausan dan pemecahan
masalah-masalah organisasional nyata.
Metode – metode Simulasi
Dengan pendekatan ini karyawan
peserta latihan menerima representasi tiruan (artificial) suatu aspek
organisasi dan diimnta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya. Di
metode-metode simulasi yang paling umum digunakan adalah sebagai berikut :
1.
Metode Studi Kasus
Deskripsi tertulis suatu situasi
pengambilan keputusan nyata disediakan. Aspek-aspek organisasi terpilih
diuraikan pada lembar kasus. Karyawan yang terlibat dalam tipe atihan ini
diminta untuk mengidentifikasikan masalah-masalah, menganalisa situasi dan
merumuskan penyelesaian-penyelesaian alernatif. Dengan metode kasus, karyawan
dapat mengembangkan keterampilan pengambilan keputusan.
2.
Role Playing
Teknik ini merupakan suatu peralatan
yang memungkinkan para karyawan (peserta latihan) untuk memainkan berbagai peran
yang berbeda. Peserta ditugaskan untuk memerankan berbagai individu tertentu
yang digambarkan dalam suatu episode dan diminta untuk menanggapi para peserta
lain yang berbeda perannya. Dalam hal ini tidak ada naskah yang mengatur
pembicaraan dan perilaku. Efektivitas metode ini sangat bergantung pada
kemampuan peserta untuk memainkan peranan (sedapat mungkin sesuai dengan
realita) yang ditugaskankepadanya. Teknik role playing dapat mengubah sikap
peserta, sperti misal menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan individual,
dan mengembangkan keterampilan-keterampilaan antar pribadi (interpersonal
skills).
3.
Business Games
Business (management) game adalah suatu
simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan situasi
kehidupanbisnis nyata. Permainan bisnis yang kompleks biasanya dilakukan dengan
bantuan komputer untuk mengerjakan perhitungan-perhitungan yang diperlukan.
Para peserta memainkan ‘game’ dengan memutuskan harga produk yang akan
dipasarkan, berapa besar anggaran pengiklanan, siapa yang akan ditarik, dan
sebagainya. Tujuannya adalah untuk melatih para karyawan (atau manajeer) dalam
pengambilan keputusan dan cara mengelola operasi-operasi peruasahaan)
4.
Vestibule Training
Agar program latihan tidak mengganggu
operasi-operasi norma, organisasi menggunakan vestibule training. Bentuk
latihan ini dilaksanakan bukan oleh atasan 9penyelia), tetapi oleh
pelatih-pelatih khusus.
5.
Latihan Laboratorium (Laboratory
Training)
Teknik ini adalah suatu bentuk latihan
kelompok yang terutama digunakan untu mengembangkan keterampilan-keterampilan
antar pribadi. Salah saatu bentuk latihan laboratorium yang terkenal adalah
latihan sensitivitas, di mana peserta belajar menjai lebih sensitip (peka)
terhadap perasaan orang lain dan lingkungan.
6.
Program-program Pengembangan Eksekutif
Program-program ini biasanya
diselenggarakan di Universitas atau lembaga-lembaga pendidikan lainnya.
Organisasi bisa mengirimkan para karyawannya untuk mengikuti paket-paket khusus
yang ditawarkan, atau bekerjasama dengan suatu lembaga pendidikan untuk
menyelenggarakan secara khusus suatu bentuk penataran, pendidikaan atau latihan
sesuai kebutuhan organisasi.
Teknik-teknik Presentasi Informasi
Tujuan utama teknik-teknik
persentasi informasi adalah untuk mengajarkan berrbagai sikap, konsep atau
keterampilan kepada para pesertaa. Metode-metode yang bisa digunakan :
1.
Kuliah
Merupakan suatu metode tradisional
dengan kemampuan penyampaian informasi, banyak peserta dan biaya relatip murah.
Kelemahannya adalah tidak atau kurang adanya partsipasi dan umpan balik. Hal
ini dapat diatasi bila diskusi atau pembahasan kelas diadakan selama proses
kuliah. Teknik kuliah cenderung lebih tergantung pada komunikasi, bukan
modeling.
2.
Presentasi Video
Presentasi TV, films, slides dan
sejenisnya adalah serua dengan bentuk kuliah. Metode ini biasanya digunakan
sebagai bahan atau alat pelengkap bentuk-bentuk latihan lainnya.
3.
Metode Konperensi
Metode ini analog dengan bentuk kelas
seminar di perguruan tinggi, sebagai pengganti metode kuliah. Tujuannya adalah
untuk mengembangkaan kecakapan dalam pemecahan masalah dan pengambilan
keputusan dan untuk mengubah sikap karyawan.
4.
Programmed Instruction
Metode ini menggunakan mesin pengajar
atau komputer untuk memperkenalkan kepeda peserta topik yang harus dipelajari,
dan merinci serangkaian langkah dengan umpan balik langsung pada penyelesaian
setiap langkah. Masing-masing peserta bisa menetapkan kecepatan belajarnya
sendiri.
5.
Studi Sendiri (Self-Study)
Teknik ini biasanya menggunakan
manual-manual atau modul-modul tertulis dan kaset-kaset atau videotape rekaman.
Studi sendiri berguna bila para karyawan tersebar secara geografis atau bila
proses belajar hanya memerlukan sedikit interaksi.
PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
Pengembangan seumber daya manusia
dalam jangka panjang berbeda dengan latihan
- adalah aspek yang sangat penting dalam organsisasi . Melalui
pengembangan para karyawan yang ada sekarang, departeen personalia mengurangi
ketergantungan perusahaan pada penarikan karyawan-karyawan baru. Bila para
karyawan dikembangkan se cara tepat,lowongan pekerjaan lebih mungkin dipenuhi
terlebih dahulu secara iternal. Promosi dan transfer juga menunjukkan kepada
karyawan bahwa mereka mempunyai kesempatan karier. Manfat pengembangan juga
akan dirasakan perusahaan melalui peningkatan kontinyuitas operasi-operasi dan
semaki besarnya rasa ketertarikan karyawan terhadap perusahaan.
Pengembangan sumerdaya manusia juga
merupakan suatu cara efektip untuk menghadapi berbagai tantangan yang dihadapi
oleh banyak organisasai besar. Tatanga-tantangan ini mencangkup keusangan
karyawan, perubahan-perubahan
sosioteknis dan perputaran tenaga kerja. Kemampuan untuk mengatasi
tantangan-tantangan tersebut merupakan faktor penentu keberhasilan departeemn
personalia adalam mempertahankan sumberdaya manusia efektip.
Keusangan Karyawan
Keusangan terjadi bila seseorang karyawan tidak lagi
mempunyai pengetahuan dan kemampuan untuk melaksanakan pekerjaan dengan
efektip.
Ada banyak tanda terjadinya keusanagan, antar lain sikap yang
kurang tepat, prestasi yang menurun, atau prosedur-prosedur kerja yang
ketinggalan jaman. Banyak perusahaan menghindari untuk mengambil tndakan keras
dan memberhentikan karyawan yang usang, terutama kepada mereka yang telah
bekerja di perusahaan cukup lama. Tindakan yang bisa diambil adalah memindahkan
atau mem”promosi “ kan karyawan
yag usang ke pekerjaan lain. Penyelesaian yang lebih baik adalah dengan
menyelenggarakan program-program pengembangan tambahan.
Di samping itu, departemen personalia dapat menggunakan
program-program pengembangan secara proaktif. Program-program ini dimaksudakan
untuk menghindari masalah keusangan sebelum hal itu terjadi, melalui penilaian kebutuhan-kebutuhan
dan penyelenggaraan program-program pengembangan berbagai keterampilan baru
secara periodik. Bila program-program dirancang secara reaktif, setelah
keusangan terjadi, upaya untuk mengatasi hal ini cenderung kurang efektip dan
lebih mahal.
Perubahan-perubahan sosioteknis
Perubahan-perubahan sosisl dan
teknologi juga menjadi tantangan bagi departemen personalia dalam
mempertahankan sumberdaya manusia yang efektip. Sebagai contoh, penggunaan
mesin-mesin otomatis akan memaksa perusaan untuk merancang kembali
program-program pengembangannya.
Perputaran tenaga kerja
Perputaran (turnover) keryawan
keluar dari perusahaan untuk bekerja di perusahaan lain, merupakan tantangan
khusus bagi pengembangan sumberrdaya manusia. Karena kejadian-kejadian tersebut
tidak dapat diperkirakan, kegiatan-kegiatan pengembangan harus memperispkan
setiap saat pengganti karyawan yang keluar. Di lain pihak,
dalam banyak kasus nyata, program pengembangan perusahaan yang sangat baik justru meningkatkan perputaran karyawan.
EVALUASI
PROGRAM LATIHAN DAN PENGEMBANGAN
Implementasi
program latihan dan pengembangan berfungsi sebagai proses transformasi. Para
karyawan yang tidak terlatih diubah menjadi keryawan-karyawan yang
berkemampuan, sehingga dapat diberikan tanggung-jawab lebih besar. Untuk
menilai keberhasilan program-program tersebut, manajemen harus mengevaluasi
kegiatan-kegiatan latihan dan pengembangan secara sistematis.
Sumber
:
Hani,
Handoko. 2014. Manajemen Personalia dan
Sumber Daya Manusia. BPFE. Yogyakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar