-->
BAB 3
DESAIN PEKERJAAN DAN ANALISIS PEKERJAAN
1.
Rancangan Pekerjaan
Dalam suatu organisasi terdapat banyak
aktivitas yang harus diselesaikan dengan baik untuk mencapai tujuannya.
Berbagai aktivitas memiliki beragam karakteristik yang membedakan satu jenis
pekerjaan dengan pekerjaan lainnya. Perbedaan – perbedaan karakteristik ini
menuntut agar suatu pekerjaan perlu pengenalan atau identifikasi dengan baik
agar dapat dikerjaan sesuai dengan hasil yang diinginkan. Agar dapat memberikan
hasil yang efektif dan efisien, suatu pekerjaan perlu dilakukan perancangan.
Tanpa melakukan perancangan pekerjaan agar menimbulkan kemungkinan –
kemungkinan kesalahan dalam pengerjaan sehingga memberikan hasil yang tidak
sesuai dengan keinginan. Akibat lain yang ditimbulkan terdapat pengeluaran
biaya besar disebabkan pemborsan penggunaan bahan dan terlambatnya kegiatan
proses produksi.
Rancangan pekerjaan (job design) adalah suatu proses yang diciptakan untuk dapat
mengenal karakteristik suatu pekerjaan. Setiap jenis pekerjaan memiliki
karakter yang berbeda. Berbeda karakteristik pekerjaan akan menimbulkan
perbedaan metode pengerjaannya, peralatan yang digunakan, keterampilan,
pengetahuan, dan kemampuan yang dimiliki oleh pekerjaan yang harus dipenuhi.
Merancang suatu pekerjaan bertujuan agar para pekerja dapat mengerjakan
pekerjaannya secara efisien dan efektif. Dalam merancang pekerjaan, ada
beberapa pertanyaan yang harus dijawab antara lain bagaimana melaksanakan
pekerjaan, mengapa perlu dilaksanakan, kapan, dan oleh siapa pekerjaan itu
melaksanakannya. Untuk menjawab pertanyaan tersebut perancangan pekerjaan
membutuhkan metode, waktu yang tepat, dan orang yang sesuai untuk menghasilkan
barang atau jasa secara efektif dan efisien. Merancang pekerjaan yang tepat
diawali dari identifikasi sasaran (goal
identification) dan pentingnya merancang pekerjaan, menentukan pendekatan –
pendekatan, dan pertimbang – pertimbangan hukum.
Rancangan pekerjaan bertujuan untuk
mempermudah menjelaskan suatu pekerjaan. Rancangan pekerjaan yang baik akan
menghasilkan tugas – tugas yang diselesaikan secara efisien dan efektif. Tanpa
rancangan pekerjaan yang baik akan mengeluarkan biaya yang besar, disamping
sasaran tidak tercapai pada awalnya, tenaga profesional akan membutuhkan biaya
dan waktu yang besar untuk merancang suatu pekerjaan, tetapi akan menghasilkan
hasil pekerjaan yang baik untuk kegiatan selanjutnya.
Luthans
(2002) mengemukakan bahwa job design is
an increasingly important application technique in the study of organizational
behavior, especialy in light of various reason trends. Rancangan pekerjaan
berkenaan dengan mengatur pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab dalam unit kerja
yang produktif (Mathis dan Jackson, 2001 : 93). Secara teknis, rancangan
pekerjaan merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi secara jelas dan merupakan
tugas seorang manajer untuk mencari dan mencocokkannya dengan kemampuan dan
keterampilan yang dimiliki pekerjaannya. Pekerjaan yang dirancang dengan baik
akan memperoleh hasil kerja yang baik karena para pekerja umumnya dapat
mengenal pekerjaan dengan baik. Sebagai hasilnya akan terdapat tingkat
produktivitas yang tinggi, kepuasan kerja, serta perputaran karyawan dan abensi
yang rendah.
Hasil penelitian yang dilakukan F. W.
Taylor dalam pendekatan manajemn ilmiah adalah pekerjaan dirancang dengan
tujuan efisiensi, yaitu menggunakan waktu dan tugas untuk menentukan cara yang
paling efisien dalam menghasilkan produk. Menurut pandangan ilmu manajemen
pekerjaan sangat terspesialisasi dalam mencapai produktivitas yang tinggi.
Teknik ini sering digunakan pada perusahaan yang bergerak pada bidang
perakitan, misalnya perusahaan – perusahaan manufaktur yang berorientasi pada
produksi.
Merancang pekerjaan pada prinsip – prinsip
manajemen ilmiah mempunyai dampak positif dan negatif. Dampak positifnya adalah
karyawan semakin terampil melaksanakan pekerjaannya, sehingga produktivitas
karyawan dapat meningkat. Di sisi lain, pekerjaan yang sederhana dan berulang –
ulang dapat menimbulkan kebosanan kerja, sehingga berdampak pada ketidakpuasan
kerja (dissatisfaction), tingkat
absensi, dan perputaran kerjan (employee
turnover) yang tinggi. Prinsip – prinsip ilmu manajemen tidak berlaku bagi
para pekerja profesionalisme yang membutuhkan pengetahuan khusus. Umumnya,
prinsip – prinsip ilmu manajemen lebih tepat digunakan untuk karyawan produksi.
Merancang
suatu pekerjaan yang efektif merupakan suatu tugas yang sangat rumit. Kesulitan
akan diperoleh karena harus menyesuaikan dengan peralatan, karakteristik
personalia, dan waktu yang dibutuhkan. Hal lain lagi, pekerjaan yang sudah dirancang
perlu disesuaikan dengan lingkungan di mana pekerjaan itu diselesaikan. Manajer
sumber daya manusia memiliki tugas ini dengan penuh tanggung jawab untuk
kepentingan organisasi secara keseluruhan, dengan kemampuan, keterampilan, dan
pengetahuan yang dimilik pekerjanya. Merancang pekerjaan meliputi banyak faktor
yang memengaruhinya, antara lain 1) perubahan teknologi, 2) spesialisasi
pekerjaan, 3) tuntutan serikat pekerja, 4) kemampuan karyawan yang ada
sekarang, 5) tersedianya calon karyawan yang ada, 6) kesenjangan pengetahuan
dan kemapuan antar karyawan, dan 7) kebutuhan – kebutuhan psikologis dan sosial
dari pekerjaan.
Produksi
atas barang dan jasa selalu mengalami perubahan akibat mekanisme dan
otomatisasi. Perubahan teknologi selalu menjadi pemicu dilakukannya rancangan
pekerjaan yang baru. Kegiatan proses produksi semakin singkat, terdapat
beberapa tugas yang dihilangkan atau penambahan diakibatkan dari perubahan isi
suatu pekerjaan. Biasanya, perubahan teknologi akan mengurangi sejumlah tenaga
kerja karena memangkas sebagian rantai pekerjaan. Perubahan ini akan menuntut
perubahan spesifikasi pendidikan. Suatu pekerjaan akan membutuhkan tenaga kerja
yang memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang berbeda. Suatu
kebijakan yang dilakukan manajer adalah melakukan pengembangan karyawan yang
merekrut karyawan baru yang memiliki kualifikasi yang sesuai.
Spesialisasi
pekerjaan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan para karyawan
dalam melaksanakan pekerjaan tertentu. Faktor ini membuat para karyawan menjadi
ahli dalam bidang pekerjaannya sehingga akan berakibat pada peningkatan
produktivitas. Spesialisasi pekerjaan akan menciptakan pengalaman yang dimiliki
seseorang atas pekerjaannya. Para karyawan yang berpengalaman memiliki
kiat-kiat untuk menghasilkan pekerjaan sesuai harapan, dan dapat menekan
penggunaan input sekecil mungkin. Seorang kasir di toko dapat dengan cepat
melakukan penghitungan uang, sehingga dapat melayani banyak pelanggan.
Berdasarkan keterampilan dan pengalaman yang dimiliki, bagian pemotongan pada
perusahaan sepatu dapat menghasilkan banyak pekerjaan pemotongan. Terlihat
bahwa semakin terspesialisasi pekerjaan akan meningkatkan hasil kerja yang
dicapai karyawan, hasilnya akan dapat meningkatkan produktivitas.
Serikat
pekerja akan berfungsi untuk menjaga martabat dan melindungi karyawan dalam
kenyamanan kerja. Perusahaan menghormati kesepakatan akan peraturan – peraturan
yang memuat hak dan kewajiban kedua belah pihak baik pihak perusahaan maupun karyawan
itu sendiri. Suatu kemungkinan akan terjadi penundaan perubahan isi pekerjaan
walaupun terdapat perubahan teknologi. Sebagian manfaat ekonomi dan
organisasional yang hilang akan diganti melalui peningkatan hubungan dan kerja
sama industri yang diprakarsai serikat pekerja industri.
Suatu pertimbangan perlu dicermati para
manajer perusahaan atas kondisi karyawan baik di dalam perusahaan maupun pasar
tenaga kerja. Merancang pekerjaan dengan memerhatikan persyaratan – persyaratan
kerja yang ideal adalah suatu tindakan yang kurang tepat dilakukan oleh
praktisi sumber daya manusia bila kuantitas dan kualitas tenaga kerja tidak
mendukung. Mengubah isi pekerjaan dapat dilakukan dengan memerhatikan
pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dimiliki karyawan pada saat
sekarang.
Kerja
sama antar karyawan dalam perusahaan sangat penting untuk memperoleh keuangan
yang diinginkan. Kesenjangan atas pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki
pada setiap karyawan akan memberikan hasil yang kurang memuaskan. Seorang
karyawan yang cekatan akan sulit ditiru oleh karyawan yang kurang pintar
sehingga sulit untuk dilakukan kerja sama yang baik. Sebagai akibatnya akan
memberikan hasil kerja yang kurang baik pula. Tidak dapat dipungkiri, semakin
besar perusahaan akan semakin beragam karakter karyawan di dalamnya baik dari
segi usia, pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang dimiliki. Untuk
memecahkan permasalahan seperti ini, para pemimpin organisasi harus dapat
mengatur keberagaman anggotanya.
Para
pengelola perusahaan perlu memerhatikan kebutuhan – kebutuhan psikologi dan
sosial karyawannya. Merancang pekerjaan berarti menuntut para karyawan untuk
melaksanakan tugas – tugas dan tanggung jawab sesuai persyaratan pekerjaan.
Dalam kondisi yang demikian, para karyawan akan bekerja secara terspesialisasi
untuk meningkatkan hasil pekerjaannya. Pada kenyataannya, kebanyakan perusahaan
akan memperoleh hasil yang memuaskan, namun pihak karyawan merasa kurang
memperoleh kesejahteraan karena kurang diperhatikan kebutuhan – kebutuhan
psikoligis dan sosial sebagai manusia. Tidak jarang para karyawan mengalami
kebosanan kerja dengan mengerjakan pekerjaan yang berulang – ulang, sehingga
berdamoak pada ketidakpuasan kerja. Akibat lain yang mungkin terjadi adalah
tingginya perputaran kerja dan tingkat absesnsi.
Secara
umum, sebagai akibat dari spesialisasi pekerjaan yang berlebihan akan
menimbulkan kebosanan kerja sehingga menyebabkan terjadinya ketidakpuasan kerja
yang dialami karyawan. Sebagai akibat dari tidakan itu akan terdapat perputaran
karyawan dan tingkat absesnsi tinggi. Para manajer perusahaan dapat mengatasi
tindakan tersebut melalui perputaran pekerjaan, perluasan pekerjaan, dan
pemerkayaan pekerjaan. Melalui tindakan seperti ini membuat pekerjaan
bervariasi, menarik bagi karyawan untuk dikerjakan.
Hackman dan Oldham
mengemukan bahwa mengemukan bahwa kelima dimensi yang menjadi karakteristik
pekerjaan inti yaitu:
A.
Keanekaragaman
Keterampilan. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan dapat
diselesaikan menuntut keberagaman keterampilan.
B.
Identitas
Tugas. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan yang mencakup
seluruh elemen tugas dapat diidentifikasi untuk dikerjakan dari awal sampai
akhir dengan hasil baik.
C.
Keberartian
Tugas. Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan mempunyai
pengaruh besar terhadap pekerjaan lain.
D.
Otonomi.
Dimensi ini memperlihatkan sejauh mana suatu pekerjaan nemberikan kebebasan
pekerjanya untuk menyelesaikannya baik baik dalam menentukan jadual dan proses
pekerjaannya.
E.
Umpan
Balik. Dimensi ini untuk mengukur sejauhmana suatu pekerjaan memberikan
informasi baik atau buruk ke atas hasil pekerjaan individu dalam organisasi.
1.1 Komponen – komponen
Rancangan Pekerjaan
Perancangan pekerjaan merupakan proses yang ditentukan dalam
diciptakan oleh karakteristik dan kualitas pekerjaan. Terdapat tiga komponen
rancangan pekerjaan, yaitu:
A.
Komponen
Organisasional. Komponen ini berkaitan dengan menghasilkan pekerjaan –
pekerjaan yang efisiensi dengan memotivasi para pekerja. Dalam komponen ini,
terdiri dari tiga pendekatan yaitu:
-
Pendekatan
Mekanistik. Pendekatan yang lebih menekankan pada pencapaian produktuvitas
melalui efisiensi pekerjaan.
-
Aliran
Kerja. Pendekatan ini merupakan suatu proses yang terdapat berbagai kegiatan
untuk menghasilkan produk.
-
Praktik –
praktik Pekerjaan. Berbagai metode dan teknik biasa dilakukan tenaga
profesional untuk melaksanakan tugasnya.
B.
Komponen
Lingkungan
Faktor lingkungan dalam rancangan pekerjaan adalah kemampuan
dan tersedianya para pekerja potensial serta pengharapan – pengharapan sosial.
ada dua komponen dalam kompenen lingkungan, yaitu:
-
Kemampuan
dan Tersedianya Karyawan.
-
Pengharapan
– pengharapan Sosial.
C.
Komponen
Perilaku
-
Otonomi.
Berarti melihat sejauh mana suatu pekerjaan mempunyai ketergantungan terhadap
pekerjaan lain.
-
Variasi.
Berarti suatu pekerjaan menuntut pekerjanya memiliki keterampilan yang berbeda.
-
Identitas
Tugas. Pekerjaan yang memiliki skor identitas akan dapat dengan mudah
dikerjakan oleh pekerjanya, seluruh elemen tugas dapat dengan jelas dipahami
dari awal sampai akhir.
-
Umpan
Balik. Umpan balik yang tinggi atas suatu pekerjaan akan dapat memperbaiki
kinerja karyawannya.
1.2 Pendekatan Perancangan Pekerjaan
Ada beberapa
pendekatan yang dapat digunakan untuk merancang suatu pekerjaan, yaitu:
A.
Pendekatan
Mekanistik. Pendekatan ini berkaitan dengan manajemen ilmiah, perancangan
pekerjaan lebih mengarah pada efisiensi secara teknis dan produktivitas.
B.
Pendekatan
Faktor Manusia. Pendekatan ini dalam rancangan pekerjaan menitikberatkan pada
kegiatan manusia dalam kegiatan proses produksi.
C.
Pendekatan
Motivasi. Pendekatan ini menitikberatkan pada hubungan manusia, di mana
pekerjaan dirancang untuk memotivasi pekerja dalam bekerja dan meningkatkan
kepuasan kerja.
-
Pendekatan
Kontemporer Individual. Pendekatan ini adalah strategi yang digunakan dalam
perancangan pekerjaan untuk tujuan memotivasi karyawan dalam bekerja.
-
Pendekatan
Kontemporer Tim. Pendekatan ini untuk merancang pekerjaan yang ditujukan pada
kelompok – kelompok dalam organisasi.
2.1 Pengertian Analisis Pekerjaan
Analisis
pekerjaan (job analysis) adalah suatu konsep yang tidak dapat dipisahkan dari
organisasi. Organisasi merupakan sekumpulan pekerjaan yang dikerjaan oleh
orang-orang yang bekerjasama, baik pada bidang yang sama maupun bidang yang
berbeda, yang ada dalam suatu wadah untuk mencapai tujuannya. Tugas manusia
dalam organisasi adalah mengatur pekerjaan secara efisien dan efektif.
Pekerjaan-pekerjaan
dalam organisasi perlu dianalisis terlebih dahulu agar dapat dikerjakan secara
efisien dan efektif sehingga tercapai tujuan organisasi. Menganalisis pekerjaan
dalam organisasi dibutuhkan informasi-informasi tentang isi (content), dan
persyaratan (reqruitment) dari pekerjaan tersebut.
Analisis
pekerjaan adalah proses sistematis untuk mengenal karakteristik suatu
pekerjaan. Berbagai informasi dapat diperoleh melalui analisis pekerjaan
mencakup tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang dituntut suatu
pekerjaan. Dengan demikian, tujuan dan analisis pekerjaan adalah memberikan
uraian dan spesifikasi suatu pekerjaan tertentu.
a.
Uraian pekerjaan
Uraian
pekerjaan (job description) merupakan salah satu informasi dari analisis
pekerjaan yang menyangkut tentang tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang
dituntut oleh suatu pekerjaan. Uraian pekerjaan sering juga disebut sebagai isi
pekerjaan (job content), dalam kenyataannya setiap pekerjaan memiliki isi
yangberbeda-beda.
Secara
umum, urutan dari deskripsi pekerjaan membuat bagian yang mencakup:
1.
Identifikasi
pekerjaan
2.
Uraian
singkat tentang pekerjaan
3.
Tugas-tugas
yang dilaksanakan
4.
Tanggung
jawab pekerjaan
5.
Wewenang
atas pekerjaan
6.
Hubungan
dengan pekerjaan lain
7.
Bahan dan
peralatan yang dibutuhkan
8.
Konteks
pekerjaan
Identifikasi pekerjaan berisi beberapa informasi seperti
jenis pekerjaan, bagian, dan kode pekerjaan. Jenis pekerjaan misalnya, misalnya
manajer sumber daya manusia, supervisor penjualan, dan bagian pemrosesan data.
Tugas-tugas
yang dilaksanakan pada suatu pekerjaan merupakan hal yang paling pokok pada
uraian pekerjaan. Setiap pekerjaan memiliki
isi yang berbeda, sehingga tanggung jawab yang dituntut setiap pekerjaan
juga berbeda. Tanggung jawab pekerjaan merupakan kewajiban-kewajiban yang
dituntut setiap pekerjaan atas pemangkunya.
Tanggung
jawab pekerjaan dapat dijelaskan ke dalam beberapa kalimat, misalnya membuat
sasaran pemasaran atas suatu produk untuk memastikan pembagian pasar,membuat
perencanaan dan mengembangkan program-program pemasaran, menentukan dan
merekomendasikan strategi harga, atau berkomunikasi dengan periklanan.
Perlu
ditegaskan pula batas dan wewenang pemangku suatu pekerjaan, baik pada
pelaksanaan maupun dalam pengambilan keputusan, agar mempermudah kegiatan
koordinasi dengan bidang pekerjaan lain.
pada bagian
berikutnya akan dijelaskan hubungan suatu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya. Pada
umumnya, suatu pekerjaan tidak akan selesai dikerjakan pada satu bidang
kegiatan saja, tetapi akan dilanjutkan pada bagian lain.
Bagian lain
pada uraian pekerjaan adalah menentukan bahan dan peralatan yang dibutuhkan
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Bagian ini bertujuan untuk dapat membantu
setiap pemangku pekerjaan membagi waktu dalam melaksanakan tugas-tugas pada
suatu pekerjaan.
Konteks
pekerjaan (job context) berkaitan dengan kondisi fisik dari suatu jenis
pekerjaan atau sifat-sifat dari suatu pekerjaan tersebut. suatu pekerjaan akan
dapat diselesaikan dengan baik bila lingkungan menerimanya. Sebagai contoh,
pekerjaan yang dikerjakan pekerja bangunan dapat dikerjakan diluar ruangan,
sedangkan untuk pekerjaan editor film dikerjakan didalam ruangan. Ada jenis
pekerjaan lain yang menuntut pekerjaannya untuk lama berdiri dan ada juga yang
mengharuskan duduk. Contoh-contoh tersebut menunjukkan bahwa suatu pekerjaan
dapat diselesaikan dengan baik mengenal karakteristiknya kemudian menyesuaikan
lingkungan-lingkungan.
b.
Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan (job specification) disusun berdasarkan
uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik,
pendidikan, pengalaman, dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan
pekerjaan tersebut dengan baik. Spesifikasi pekerjaan menunjukkan persyaratan
orang yang akan direkrut dan menjadi dasar untuk melaksanakan seleksi.
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian
persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan
satu jabatan dengan baik dan kompeten.
Pada umumnya spesifikasi pekerjaan
memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas devinitif yang dibutuhkan
dari pemangkujabatan itu. Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi
mengenai hal-hal berikut:
1.
Tingkat pendidikan pekerja.
2.
Jenis kelamin pekerja.
3.
Keadaan fisik pekerja.
4.
Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
5.
Batas umur pekerja.
6.
Nikah atau belum.
7.
Minat pekerja.
8.
Emosi dan temperamen pekerja.
9.
Pengalaman pekerja.
Spesifikasi pekerjaan bagi setiap
perusahaan tidak sama karena spesifikasi ini pada dasarnya disusun dari uraian
pekerjaan sedang uraian pekerjaan perusahaan tidak sama, misalnya ada
perusahaan yang membutuhkan tinggi badan, pakai kaca mata atau tidak, serta
cantik atau tidak.
2.2 Proses analisis pekerjaan
Para analisis pekerjaan akan dapat
melaksanakan tugasnya untuk mnghasilkan analisis pekerjaan yang bermanfaat pada
organisasi. Keefektifan suatu analisis pekerjaan akan dapat membantu
pelaksanaan tugas-tugas manajer sumber daya manusia dan para manajer bidang
lain dalam organisasi.
a.
Merencanakan Analisis Pekerjaan
Sebagai langkah awal yang penting
dilakukan dalam analisis pekerjaan adalah perencanaan kegiatan ini dilakukan
sebelum pengumpulan informasi dari berbagai sumber.
b.
Mempersiapkan analisis pekerjaan
Tugas para analisis pekerjaan pada
tahap ini adalah menentukan jenis pekerjaan menurut tinjauan akan dilakukan
pengidentifikasian tugas-tugas dalam pekerjan untuk mengetahui karakter
pekerjaan tersebut.
c.
Implementasi Analisis Pekerjaan
Tahap ini mengumpulkan dan
menganalisis informasi. Berbagai informasi dikumpulkan untuk keperluan analisis
pekerjaan yang menghasilkan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
d.
Membuat deskripsi dan spesifikasi pekerjaan
Setelah mengumpulkan dan menganilis
informasi, tahap selanjutnya para analis pekerjaan mempersiapkan konsep
deskripsi dan spesifikasi pekerjaan.
e.
Evaluasi pekerjaan
Pada tahap ini deskripsi dan
spesifikasi pekerjaan perlu dilakukan evaluasi, apakah efektif untuk dapat
dilaksanakan selanjutnya.
2.3 manfaat analisis pekerjaan
·
Perancangan pekerjaan, suatu perusahaan melakukan
kegiatan perancangan pekerjaan agar memperoleh hasil kerja yang efisien dan
efektif.
·
Perencanaan Sumber Daya Manusia, Kegiatan ini merupakan tugas
manajer sumber daya manusia untuk menentukan jumlah dan jenis tenaga kerja yang
dibutuhkan. Manfaat dari informasi pada analisis pekerjaan akan dapat memenuhi
tuntutan suatu pekerjaan.
·
Rekruitmen dan seleksi, Rekruitmen merupakan proses
mencari tenaga kerja untuk mengisi kekosongan pekerjaan yang ada dalam
perusahaan.
·
Pengembangan Sumber Daya Manusia, Umumnya setiap karyawan dalam
perusahaan membutuhkan pengembangan.
·
Penilaian Kinerja, Penilaian kinerja membutuhkan
informasi tentang seberapa baik kinerja setiap karyawan.
·
Perencanaan karir, Perencanaan karir merupakan
pandangan ke depan atas apa yang di cita-citakan individu dengan peluang-peluang yang mungkin tersedian
pada organisasi.
Aktivitas
|
Jenis Informasi
|
Berorientasi pada Pekerjaan
|
1. Proses Pekerjaan
2. Catatan-catatan atas tugas-tugas
3. Prosedur yang digunakan
4. Tanggung jawab pekerjaan
5. Lamanya suatu perkerjaan untuk diselesaikan
|
Berorientasi pada Karyawan
|
1. perilaku manusia dalam organisasi
2. pergerakan tubuh
3. kekuatan tenaga karyawan
|
Mesin dan Peralatan yang digunakan
|
1. Jenis peralatan yang digunakan
2. Fungsi mesin dan peralatan yang digunakan
3. Kepentingan mesin dan peralatan yang digunakan
4. Kemampuan mesin dan peralatan yang digunakan
|
Bahan dan Pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan
|
1. pengetahuan yang berkaitan dengan pekerjaan
2. keterampilan yang berkaitan dengan pekerjaan
3. kemampuan yang berkaitan dengan pekerjaan
4. Produk yang dibuat
|
Hasil Pekerjaan
|
1. Tingkah kesalahan
2. Standar Pekerjaan, seperti kuantitas, kualitas, dan
ketepatan waktu dalam menyelesaikannya
3. penggunaan bahan, peralatan, tenaga kerja, dan biaya
|
Konteks Pekerjaan
|
1. jadwal Pekerjaan
2. Kompensasi
3. Kondisi Pekerjaan
|
Persyaratan Pekerjaan
|
1. Kepribadian
2. Pendidikan
3. Pengalaman Kerja
|
·
Pemberian Kompensasi, kompensasi merupakan suatu
kewajiban bagi pemberi pekerjaan unruk memberi penghargaan atas jasa yang
disumbangkan kayawan dari pekerjaannya.
·
Valuasi pekerjaan, Evaluasi pekerjaan berarti menilai sejauh individu
melaksanakan aktivitas yang merupakan tanggung jawabnya.
2.4 Teknik-teknik Pengumpulan Informasi Analisis
Pekerjaan
1.
Observasi
2.
Wawancara
3.
Kuisioner
4.
Catatan karyawan
5.
Kombinasi
1. Observasi : Secara jelas. Metode ini membutuhkan
peralatan seperti alat-alat tulis, kamera, tape recorder, dan peralatan lain
yang dapat membantu pengamat untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
2. Wawancara
Memahami
suatu pekerjaan dapat juga dilakukan melalui wawancara dengan pemangku
pekerjaan dan supervisor. Wawancara merupakan suatu metode yang biasa dilakukan
para analis pekerjaan untuk memperoleh informasi secara langsung dari
responden. Para manajer menggunakan tiga jenis wawancara : 1) wawancara individual
dilakukan kepada setiap karyawan, 2) wawancara kelompok dilakukan kepada
kelompok karyawan dengan pekerjaan yang sama, dan 3) wawancara satu atau lebih
supervisor yang mengetahui pekerjaan tersebut.
3. Kuesioner
Metode
kuesioner merupakan cara yang dilakukan untuk mengumpulkan informasi melalui
sejumlah daftar pertanyaan tentang suatu pekerjaan kepada para karyawan.
Kuesioner biasanya dapat dilakukan secara tertutup berarti memberikan pilihan
jawaban ata pertanyaan yang diajukan para analisis.
4. Catatan Karyawan
Suatu cara
lain, informasi pekerjaan dikumpulkan dengan meminta kepada para karyawan untuk
menguraikan tugas-tugas yang mereka lakukan sehari-hari dalam sebuah buku
harian atau log. Menggunakan metode ini, informasi dapat diperoleh secara spontan
sehingga kecil kemungkinan karyawan memberikan informasi yang tidak benar. Para
karyawan baru dalam mengerjakan pekerjaanya setiap hari, tentu saja melakukan
pencatatan atas deskripsi pekerjaanya untuk dapat dilakukan dengan hasil yang
lebih baik dikemudian hari.
5. Kombinasi
Jarang
sekali para analis pekerjaan hanya menggunakan satu metode saja sebagai sumber
untuk menganalisis pekerjaan. Biasanya digunakan beberapa metode yang relevan
dan saling melengkapi untuk mencapai kesempurnaan dalam menganalisis pekerjaan.
Untuk menganalisis pekerjaan tatausaha dan administrasi misalnya, para analisis
mungkin menggunakan metode kuesioner, wawancara, dan observasi.
3.5 Metode Analisis Pekerjaan
Berbagai
metode yang dapat digunakan untuk menganalisis pekerjaan, tetapi tidak ada yang
dapat dikatakan sebagai suatu metode yang lebih tepat diantara metode yang
lain. Pada bagian ini, akan diperkenalkan tiga metode analisis pekerjaan,
antara lain : 1) metode analisis pekerjaan fungsional, 2) kuesionar analisis posisi,
dan 3) kuesioner uraian jabatan manajemen. ,meskipun masih ada beberapa metode
sebagai pilihan yang mungkin dapat digunakan paraa analisis pekerjaan dalam
menganalisis pekerjaan, namun ketiga metode yang akan dibahas paling sering
digunakan.
1. Analisis Jabatan Fungsional
Analisis jabatan
fungsional telah dikembangkan oleh depatemen tenaga kerja AS untuk meningkatkan
penempatan dan penyuluhan kerja bagi setiap orang yang mendaftar di
kantor-kantor ketenagakerjaan pada daerah setempat.
Data
|
Manusia
|
Benda/Barang
|
0 = Mensintesis
|
0 = Mentor
|
0 = Menyiapkan
|
1 = Mengoordinasi
|
1 = Negosiasi
|
1 = Kerja Presisi
|
2 = Menganalisa
|
2 = Instruksi
|
2 = Mengoperasikan
|
3 = Menyusun
|
3 = Mengawasi
|
3 = Mengendalikan
|
4 = Menghitung
|
4 = Mengalihkan
|
4 = Manipulasi
|
5 = Menyalin
|
5 = Persuasi
|
5 = Merawat
|
6 = Membanding
|
6 = Isyarat
|
6 = Feeding,
Offbearing
|
7 = Melayani
|
7 = Menangani
|
|
8 = Menginstuksi
|
Dalam penjelasan ini, FJA memberikan penjabaran tentang
pekerjaan yang dapat dijadikan sebagai dasar pada setiap bagian yang telah
dijelaskan diatas. Selain itu, FJA dapat pula menjelaskan kegiatan, metode,
mesin dan peralatan yang digunakan untuk pekerjaan. Sebagai hasil dari
pekerjaan, FJA dapat dijadikan sebagai dasar untuk menilai kinerja, pleh karena
itu FJA cocok digunakan untuk deskripsi pekerjaan.
2. Kuesioner Analisis Posisi
Kuesioner
analisis posisi adalah kuesioner analisis pekerjaan terstruktur yang
menggunakan daftar periksa untuk mengidentifikasi unsur-unsur setiaap
pekerjaan.
Butir-butir
yang terdapat pada PAQ memerhatikan faktor manusia ke berbagai aspek pekerjaan,
sebagai berikut :
1. Sources of information : dimensi ini berkaitan dengan
dari mana seorang pekerja mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan pekerjaan.
2. Information processing and decision making critical to
job performance : dimensi ini berkaitan dengan berbagai proses mental pekerja.
3. Physical activity dan dexterity required of the job :
berbagai aktivitas fisik dan peralatan yang dibutuhkan untuk mengerjakan
npekerjaan.
4. Interpersonal relationship required of the job. Dimensi
ini memperlihatkan pentingnya hubungan dengan orang lain untuk mengerjakan
pekerjaan.
5. Job context : dibutuhkannya konteks fisik dan sosial pada
lingkungan mana pekerjaan suatu pekerjaan.
6. Other Characteristics required of the job : Berbagai
kegiatan, peristiwa dan karakteristik lain yang penting diketahui dan
diperhatikan dalam mengerjakan suatu pekerjaan.
Metode PAQ
dapat digunakan untuk semua jenis pekerjaan, termasuk pekerjaan manajerial.
Berbeda dengan pekerjaan non manajer, pekerjaan manajer sulit untuk ditetapkan
secara pasti karena kegiatannya bervariasi setiap waktu.
3. Kuesioner Uraian Jabatan Manajemen
Suatu metode yang
dapat digunakan untuk menganalisis jabatan manajerial adalah kuesioner uraian
jabatan manajemen. Melalui metode ini terdapat 13 komponen penting yang
berkaitan dengan pekerjaan manajer, antara lain :
1. Perencanaan pada bidang produk, pasar, dan keuangan
2. Koordinasi pada bagian-bagian yang ada dalam organisasi
3. Pengawasan bisnis internal
4. Tanggung jawab atas produk yang dihasilkan
5. hubungan dengan masyarakat, termasuk pelanggan
6. Konsultasi lanjutan.
7. Keleluasaan dalam berundak
8. Komitmen pada bidang keuangan
9. Pelayanan pada staf
10. Pengawasan
11. Kompleksitas dan stres
12. Tanggung jawab keuangan pada tingkat lanjut
13. Tanggung jawab atas sumber daya manusia yang luas.
Metode ini
diciptakan untuk menganalisis pekerjaan manajerial yang berkaitan dengan
tindakan perilaku dalam pekerjaan.
3.6 Hasil Analisis Pekerjaan
Informasi
yang diperoleh dari suatu pekerjaan
tertentu baik mengenai isi, maupun persyaratan dari suatu pekerjaan tertentu
tersebut akan menghasilkan rancangan pekerjaan. Rancangan pekerjaan dapat
dispesialisasikan ke dalam tiga karakteristik pekerjaan, antara lain rentang,
kedalaman dan hubungan pekerjaan. Gambar 4.4 merupakan model konseptual desain
pekerjaan yang memperlihatkan hubungan dengan faktor-faktor lain sebagai
konsekuensinya.
1. Rentang Pekerjaan
Dapat diketahui
bahwa suatu pekerjaan terdapat beberapa tugas yang merupakan karakter dari
pekerjaan tersebut. Pekerjaan tidak sama karena memiliki rentang yang berbeda.
Rentang pekerjaan menunjukkan sejumlah tugas-tugas yang terdapat pada suatu
pekerjaan harus diselesaikan oleh pemangkunya.
Individu yang melaksanakan sepuluh tugas
untuk menyelesaikan suatu pekerjaan memiliki rentang yang lebih tinggi
dibandingkan dengan seseorang yang hanya menyelesaikan lima tugas.
2. Kedalaman Pekerjaan
Berbeda dengan
karakteristik pekerjaan yang telah dijelaskan tentang rentang pekerjaan,
kedalaman pekerjaan menunjukkan keleluasaan individu untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan. Suatu pekerjaan memiliki karakter yang berbeda bila dilihat dari
ketergantungan suatu pekerjaan terhadap pekerjaan lainnya. Kedalaman pekerjaan
menggambarkan sejauh mana kebebasan individu untuk melaksanakan suatu pekerjaan
tertentu.
Suatu pekerjaan
bila dibandingkan dengan pekerjaan lain memiliki rentang dan kedalaman
pekerjaan yang berbeda pada suatu organisasi yang sama atau pada organisasi
yang berbeda.
3. Hubungan Pekerjaan
Dalam organisasi
besar terdapat banyak macam pekerjaan yang sebetulnya memiliki hubungan antara
satu dengan yang laiinnya. Manajer membuat pengelompokkan atas pekerjaan yang
memiliki karakter sama dan menentukan rentang kendali. Kelompok pekerjaan
dibentuk menjadi tanggung jawab seorang manajer untuk melakukan koordinasi
dalam mencapai tujuan perusahaan. Keputusan seorang manajer juga menentukan
tanggung jawab dan wewenang atas suatu pekerjaan. Tindakan ini akan dapat
menentukan sifat dan luas hubungan pekerjaan baik secara individu maupun
kelompok dalam organisasi.
Suatu
pertimbangan yang sangat penting dipikirkan oleh manajer untuk menentukan
rentang kendali (span of control) suatu pekerjaan. Kesalahan dalam menentukan
jumlah pekerja yang dipimpin oleh seorang supervisor akan menimbulkan tidak
efektifnya pengelolaan kelompok tersebut.
Sumber :
Hani,
Handoko. 2014. Manajemen Personalia dan
Sumber Daya Manusia. BPFE. Yogyakarta
Sulistiyani, Ambar Teguh. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia:Konsep, Teori dan Pengembangan dalam
Konteks Organisasi Publik. Yogyakarta:
Graha Ilmi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar