Bab 2. Perencanaan Sumber Daya Manusia

BAB 2

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia

Apabila berbicara tentang perencanaan sumber daya manusia, yang menjadi fokus perhatian ialah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna lebih menjamin bahwa organisasi yang tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki kedudukan, jabatan dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat, kesemuanya dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.

            Perencanaan sumber daya manusia adalah proses kegiatan untuk menentukan tipe-tipe sumber daya manusia yang dibutuhkan organisasi untuk mengisi lowongan kerja yang terbuka dalam jangka waktu pendek dan jangka waktu panjang.

            Dari definisi di atas tepat dalam hubungan ini harus dilihat secara konekstual dalam arti dikaitkan dengan tiga hal yaitu:

a.     Penunaian kewajiban sosial organisasi;

b.     Pencapaian tujuan organisasi; dan

c.     Pencapaian tujuan-tujuan pribadi para anggota organisasi yang bersangkutan.

Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Berikut ini adalah serangkaian tujuan yang berhubungan dengan sistem sumber daya manusia (Armstrong, 1992):

1.     Tujuan perusahaan dapat dicapai melalui sumber daya manusia

2.     Untuk mempertinggi kinerja individu dan organisasional, individu diharapkan dapat mengatur dirinya untuk mencapai kesuksesan organisasi.

3.     Seperangkat kebijakan dan praktek personil yang melengkapi kinerja organisasi yang efektif merupakan persyaratan bagi perusahaan untuk menggunakan sumber daya secara optimum.

4.     Untuk mencari integritas kebijakan sumber daya manusia dan tujuan bisnis

5.     Menciptakan sistem organisasi fleksibel yang responsif dan adaptif membantu perusahaan untuk mencapai tujuan yang tepat dalam lingkungan kompetitif

6.     Sebuah penentu fleksibelitas individual dalam jumlah jam kerja dan fungsi yang dilaksanakan

7.     Ketentuan tugas dan kondisi organisasi yang mendukung orang untuk mencoba merealisasikan potensinya terhadap pekerjaan

8.     Pemeliharaan dan peningkatan kemampuan baik tenaga kerja maupun produksi/jasa

Manfaat Perencanaan Sumber Daya Manusia

1.     Organisasi dapat memanfaatkan sumber daya manusia yang sudah ada dalam organisasi secara lebih baik. Merupakan hal yang wajar apabila seseorang mengambil keputusan tentang masa depan yang diinginkannya, ia berangkat dari kekuatan dan kemampuan yang sudah dimilikinya sekarang.

2.     Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang, produktivitas kerja dari tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan.

3.     Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggarakan berbagai aktivitas baru kelak.

4.     Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penanganan informasi ketenagakerjaan.

Faktor – Faktor yang Mempengaruhi SDM

Secara umum, ada tiga faktor yang memengaruhi jumlah permintaan tenaga kerja yaitu faktor eksternal, faktor organisasi, dan faktor angkatan kerja.

Faktor eksternal adalah faktor-faktor yang di luar organisasi tetapi memiliki dampak terhadap jumlah perkerja yang dibutuhkan oleh organisasi. Faktor eksternal tersebut adalah:

a.     Kondisi perekonomian

Kondisi ekonomi akan ikut menentukan jumlah permintaam sumber daya manusia yang dibutuhkan organisasi. Kondisi perekonomian yang mengalami resesi tentu akan menyebabkan organisasi menurun tingkat produksinya sehingga jumlah sumber daya manusia  yang dibutuhkan pun menurun. Begitu pula sebaliknya apabila kondisi ekonimi sedang booming maka produksi meningkat dan kebutuhan akan sumber daya manusia juga meningkat.

b.     Kondisi sosial politik

Kondisi sosial politik akan memengaruhi jumlah permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan olrh organisasi. Apabila kondisi sosial politik di dalam negeri stabil, maka kondisi perokonomian akan stabil sehingga produksi bisa berjalan dengan lancar.

c.     Teknologi

Seiring perkembangan teknologi, banyak pekerjaan yang dulu dikerjakan secara manual oleh manusia tetapi saat ini telah di otomatisasi menggunakan teknologi. Teknologi komputer dan robotik telah menggantikan sumber daya manusia yang ada. Akibatnya permintaan akan sumber daya manuasia akan berkurang. Semakin tinggi teknologi yang dimiliki suatu organisasi akan semakin sedikit jumlah sumber daya manusia atau tenaga kerja.

d.     Kompetisi

Kompetisi mengharuskan sebuah organisasi memiliki keunggulan untuk bisa bertahan di dalam persaingan. Kompetisi ini sering sekali mengharuskan organisasi untuk menekan biaya produksi seminimal mungkin. Hal ini berakibat pada permintaan sumber daya manusia yang ada. Organisasi sering kali harus mengurangi suumber daya manusia untuk menekan ongkos produksi.

Faktor organisasi adalah faktor yang berasal dari internal organisas itu sendiri. Faktor ini berdampak langsung terhadap jumlah permintaan tenaga kerja yang dibutuhkan oleh organisasi. Faktor tersebut adalah:

a.     Rencana strategis organisasi

Rencana srategis organisasi adalah sebuah rencana yang terstruktur mengenai tujuan organiasi yang ingin dicapai dan strategi yang digunakan untuk mencapai tujuan tersebut. Rencana stretegis organisasi ini disusun dalam jangka panjang yang kemudia diturunkan dalam rencana jangka menengah dan jangka pendek. Rencana stretegis organisasi mencakup semua aktivitas produksi, operasi, pemasaran, keuangan, teknologi, sistem informasi, dan sumber daya manusia.

b.     Anggaran

Kemampuan organisasi untuk membayar pekerjanya tentu akan berdampak pada jumlah pekerjaan yang dipekerjakannya. Organisasi tidak mungkin memperkerjakan tenaga kerja melebihi jumlah anggaran keuangan yang dimiliki.

c.     Perkiraan produksi dan penjualan

Apabila jumlah penjualan meningkat, maka produksi pun akan meningkan. Hal ini berdampak pada permintaan tenaga kerja yang meningkat.

Faktor angkatan kerja adalah faktor yang disebabkan oleh aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh dan atau berasal dari tenaga kerja itu sendiri yang akan memengaruhi jumlah permintaan sumber daya manusia yang dibutuhkan organisasi. Faktor-faktor tersebut adalah:

a.     Pensiun

Setiap pegawai pasti akan mengalami masa pensiun, oleh sebab itu perusahaan harus memperkirakan kebutuhan pegawai baru didasarkan pada jumlah pegawai yang akan pensiun sehingga tidak terjadi kekosongan posisi.

b.     Pengunduran diri

Adakalanya seorang pegawai mengundurkan diri dari perusahaan. Hal ini harus bisa diantisipasi oleh perusahaan agar aktivitasnya operasionalnya tidak terganggu.

c.     Kematian

Kematian merupakan hal yang pasti dialami oleh setiap manusia. Oleh sebab itu, hal ini harus di pertimbangkan oleh perusahaan karena berpengaruh terhadap perencaan sumber daya manusia. Kematian merupakan hal terburuk tetapi harus di antisipasi supaya apabila hal tersebut menimpa pegawai kita, perusahaan sudah siap menanggulanginya terutama apabila kematian menimpa key employee.

Hubungan antara Perencanaan SDM dengan Anggaran

Perencanaan sumber daya manusia dengan anggaran mempunyai hubungan yang erat. Sumber daya manusia di lingkungan organisasi/perusahaan disebut pekerja atau karyawan adalah orang yang digaji dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya. Pengaruh sumber daya manusia dengan anggaran sangat penting, pengaruh tersebut dalam dilihat dalam beberapa hal sbb:

a.     Perencanaan sumber daya manusia terdiri dari aspek manajemen kepegawaian, yang berisi tentang data pegawai, uraian pekerjaann, upah dan kompensasi.

b.     Semakin penting kedudukan di lingkungan organisasi , maka semakin besar pula upah/gaji yang harus diberikan

c.     Semakin banyak jumlah tenga kerja yang dibutuhkan untuk mensukseskan bisnis sebuah perusahaan, maka semakin besar pula dana yang diperlukan untuk membayar upah/gaji

d.     Organisasi/perusahaan harus menyediakan sejumlah dana sebagai anggaran untuk pembinaan dan pengembangan tenaga kerja

Forcasting SDM

            Forecast sumberdaya manusia pada sisi permintaan berupaya untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja organisasi di waktu yang akan datang. Dalam hal ini, perlu di  identifikasikan sebagai teknik forcasting yang dapat dipergunakan dan kemudian ditentukan teknik mana yang paling akurat. Beberapa metode forecasting permintaan yang mungkin dapat digunakan ada dalam tabel berikut :

Teknik-Teknik Forecasting Untuk Estimasi Kebutuhan Sumberdaya Manusia di Waktu  Yang Akan Datang

Ahli	Analisis Trend	Lainnya
Ø  Teknik Delphi Ø  Survey ahli secara formal Ø  Keputusan informal dan segera	Ø  Analisis Statistik Ø  Ratio produktivitas (standar-standar) Ø  Ekstrapolasi Ø  indeksasi	Ø  Analisis anggaran dan perencanaan Ø  Model-model komputer Ø  Analisis usaha baru Ø  Analisis beban kerja Ø  Pendekatan normatip (struktur organisasi)

Ø  Teknik Delphi mendapat estimasi dari sekelompok ahli, biasanya pera manajer. Para perencana departemen personalia berfungsi sebagai penengah, menyimpulkan berbagai pendapat, dan melaporkan kesimpulan-kesimpulan kembali ke para ahli. Kemudian para ahli melakukan survey kembali seteleh mereka menerima umpan balik tersebut. Kegiatan-kegiatan ini diulang sampai para ahli mendapatkan konsesus.

Ø  Analisis trend dua metode forecasting paling sederhana adalah ekstrapolasi dan indeksasi. Ekstrapolasi berdasarkan pada tingkat perubahan di masal lalu untuk membuat proyeksi di waktu yang akan datang.

Kedua metode tersebut sangat kurang akurat dalam proyeksi sumberdaya manusia jangka panjang, karena mengasumsikan bahwa penyebab-penyebab permintaan tetap konstan. Tektik yang lebih rumit, yaitu analisis statistik dengan memeperhitungkan perubahan-perubahan tersebut. Teknik forecasting lainnya yang berkembang akhir-akhir ini adalah model-model komputer, yang merupakan serangkaian formula sistematis yang dapat digunakan secata stimultan untuk menghitung kebutuhan-kebutuhan sumberdaya manusia di masa yang akan datang. 

Sumber:

Hani, Handoko. 2014. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE. Yogyakarta

Sulistiyani, Ambar Teguh. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia:Konsep, Teori dan Pengembangan dalam Konteks Organisasi Publik. Yogyakarta: Graha Ilmi.

Siagian, Sondang P. 1993. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara.